Alweer even terug had ik een mail verstuurd aan het projectteam (PT) dat ik begeleidde. Daarin stonden acties die we hadden afgesproken. Nog geen uur later kreeg ik een Reply to All van een van de PT-leden. Laat ik hem Klaas noemen. Dat we niet moesten verwachten dat hij die en die actie zou uitvoeren, ondanks het feit dat we blijkbaar verwachtten dat hij dat zou doen. Hij gaf nog wat meer details, maar die zal ik je besparen.

In dit geval had Klaas gelijk: de actie was niet voor hem bedoeld. Ik had bij een paar acties geen namen vermeld en de actie waar het hier om ging, was daar een van. Dat Klaas zich druk maakte om de mógelijkheid dat hem een actie in de maag gesplitst werd, is dus een beetje vreemd, want er stond überhaupt geen actiehouder genoemd.

Persoonlijk zie ik eerder onheil dan heil in mails die aan meer dan één persoon gericht zijn als niet alle ontvangers er iets mee moeten, vooral als het gaat om ‘dit is niet mijn verantwoordelijkheid’-dingen. Maar, ik dacht dat het goed was om het deze keer voorbij te laten gaan. Klaas had immers gelijk dat het niet zijn actie was en hij wees mij, zij het onbedoeld, op mijn fout. Ik had zélf niet overal actiehouders achter gezet. Dus ik antwoordde hem (en alleen hem) zulks via de mail en stuurde een rectificatie aan alle leden van het PT, deze keer met overal namen achter de acties.

Weer minder dan een uur later kwam er een reactie van, jawel, de persoon wiens naam nu achter de beruchte actie stond. En ook weer via die mooie Reply to All-knop. Voor het verhaal noem ik hem Karel. Dat Karel deze actie ook niet op zich ging nemen. Het ging blijkbaar om een erg vervelende actie.

Nu was ik er een beetje klaar mee. Ik begon direct een reactie te typen naar Karel. Dingen als don’t kill the messenger, dat het plan (waar het om ging bij deze actie) nodig was voor zijn project dus hij moest zorgen dat het er kwam (en het dus niet per se zelf schrijven) en dat ik het vervelend vond dat hij zijn reactie aan iedereen had gestuurd. Driekwart in het typen bedacht ik me. Ik heb me al een tijdje geleden voorgenomen dingen niet langer via de mail te doen die ook via telefoon of live kunnen. Ik belde daarom Karel op.

Na de plichtplegingen (‘Bel ik gelegen?’ en ‘Hoe gaat het?’) stak ik van wal. Ik zei eigenlijk precies wat ik in de mail had gezet. Karel reageerde daarop vrij defensief en begon uit te leggen waarom hij had geschreven wat hij had geschreven en waarom hij het naar alle PT-leden had gestuurd. De manier waarop ik de actie verwoord had, klopte niet. Zo hadden we het niet afgesproken en hij wilde niet dat we volgende week konden zeggen dat hij zijn actie niet had uitgevoerd. En, in het PT, waar ik pas sinds kort lid van ben, waren ze al anderhalf jaar gewend om mails over het project aan iedereen te sturen. Ik hoefde het dus niet te zien als een aanval.

Ik voelde mijn irritatie groeien: hij luisterde niet naar mij, hij verdedigde zich alleen maar en zijn verdediging was er een van ‘niet afgerekend willen worden’ en ‘zo doen we het hier altijd’. Precies de dingen die – op zo’n moment zeker – bij mij niet in vruchtbare aarde vallen.

Na een gesprek van 15 minuten, begonnen we elkaar weer te begrijpen. Langzaam begon bij mij de schaamte op te komen. Waarom had ik zo fel gereageerd? Karel had misschien in mijn ogen onprofessioneel gehandeld door dit zo via een e-mail aan iedereen af te handelen, maar inhoudelijk had hij gelijk, net als Klaas. Ik hád bij alle acties namen moeten zetten. Ik hád die gewraakte actie verkeerd verwoord. Bovendien lijken Klaas en Karel niet anders gewend dan zo te reageren. Blijkbaar is er een systeem in hun organisatie dat hun heeft geleerd heel voorzichtig om te gaan met verantwoordelijkheid nemen voor lastige dingen. Dan zorg je ervoor dat acties goed omschreven worden en dat iedereen mee kan lezen hoe jij ervoor zorgt dat acties goed omschreven worden.

De vraag is dan nog wel: hoe kom je uit zo’n systeem? Mijn antwoord: door dit soort (en heel veel andere) dingen niet meer via de mail af te handelen. Als je ziet dat iets niet klopt, bel of zoek degene op die ervoor verantwoordelijk is. Praat met hem of haar en zorg dat je samen tot een betere oplossing komt. En voor degene die verantwoordelijk is voor dat wat niet klopte: meld je onjuistheid en de oplossing publiekelijk, liefst met vermelding van de naam van degene die je op de onjuistheid wees. Dat kan mijns inziens wel via e-mail omdat dat gaat om iets wat niet-bedreigend is en omdat het laat zien dat je van fouten maken geen slechter mens wordt.

Als je het samen zo oplost, kun je werken aan het vertrouwen dat je het samen op kunt lossen. Dat klinkt niet alleen als een baron van Münchausen-techniek. Het ís een baron van Münchausen-techniek. Maar laat je daar niet door weerhouden. Want alleen in een situatie waar sprake is van gezamenlijkheid, durven mensen weer individueel verantwoordelijkheid te nemen.


Als je dit blog waardeert, laat dat dan zien: volg dit blog of like Fellow Man op Facebook. Dank je!

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s